Automatische leads toevoegen

Ga naar Automatiseringen → Automatische leads en klik rechtsboven op + Automatische lead om direct een bedrijf en campagne te kiezen. Je kunt ook een bestaande handmatige lead via de klantkaart of selectiebalk verplaatsen. Heeft een Excel-bestand meerdere tabbladen, kies dan eerst welk tabblad je wilt gebruiken. Vervolgens controleer je de kolommapping voor onder andere bedrijfsnaam, e-mailadres, website en branche. Klik op een kaart om een rij aan of uit te vinken, gebruik Met aandacht voor onvolledige regels en verrijk alleen de geselecteerde websites. Daarna zet je de selectie klaar in Importcontrole. Eerdere imports blijven met tabblad, datum, aantallen en status in de importgeschiedenis staan. De app controleert opnieuw op duplicaten en iedere lead blijft één centraal klantrecord.

Branches en templates

De branche van de lead bepaalt welke campagne en templates beschikbaar zijn. Beheer branches onder Instellingen → Automatiseringen → Branches. Zet templates per branche aan of uit. Verwijder een branche alleen wanneer die niet meer nodig is; controleer daarna campagnes en bestaande leads die eraan gekoppeld waren.

Campagnes bouwen

Ga naar Automatiseringen → Campagnes en kies eerst of de campagne voor Website of SEO is. Stel daarna naam, branches, daglimiet, verzenddagen, verzendvenster en minimale interval in. Kies bij Controle van mails tussen Iedere mail controleren, Alleen eerste mail controleren of Volledig automatisch. Bij Iedere mail controleren kun je in de campagnetijdlijn alsnog alle openstaande mails met één knop gezamenlijk goedkeuren. Voeg daarna mailstappen toe, wijzig de volgorde of verwijder stappen. Per stap kies je een template van dezelfde dienst en branche, of eigen mailtekst, en het aantal werkdagen na de vorige mail.

Leads naar de wachtrij sturen

Nieuwe automatische leads verschijnen eerst in Automatische leads. Controleer bedrijf, e-mailadres, branche en campagne en kies Naar wachtrij. Mail 1 verschijnt, afhankelijk van de campagnestand, bij Te beoordelen of direct bij Ingepland. Filter eventueel eerst op branche of campagne en kies daarna Alle startklare leads selecteren om de volledige beschikbare selectie in één keer naar de wachtrij te sturen.

Lead, branche, campagne en mail controleren

De branche staat zichtbaar op iedere kaart bij Te beoordelen, Goedgekeurd en Wachtrij. Gebruik het potlood naast de bedrijfsnaam om de volledige klantkaart te openen. Het potlood naast de mailstap opent de wachtrij-editor. Daar kun je vóór verzending het adres, onderwerp en bericht aanpassen, maar ook de branche, campagne en mailstap corrigeren.

Controleren, inplannen en vervolgmails

Zodra je een campagne voor een lead start, zet de app alle mailstappen vooraf klaar. Onder Voortgang zie je per mail een groene, oranje of grijze status met de verzonden, geplande of verwachte datum. Klik op de lead om alle onderwerpen en mailteksten onder elkaar te controleren. Je kunt iedere mail afzonderlijk bewerken of alle resterende mails met één knop goedkeuren.

Reacties en gesprekken beheren

Reacties is de centrale inbox voor nieuwe antwoorden, opgeslagen concepten en gesprekken waarin je op de klant wacht. Filter op status, campagne of branche. Klik op een kaart om de volledige Gmail-conversatie te openen, of gebruik direct Beantwoorden, Verder schrijven, Gesprek bekijken, Uitkomst kiezen of Klant bekijken.

Je antwoord wordt vanuit het oorspronkelijke Gmail-account verstuurd en blijft in dezelfde Gmail-thread. Gebruik Voorbeeld bekijken om eerst het complete antwoord met de normale handtekening te controleren. Antwoorden die je rechtstreeks in Gmail of Spark verstuurt worden uit dezelfde Gmail-thread teruggesynchroniseerd. Met Synchroniseren kun je dit in een geopend gesprek meteen handmatig controleren. Na verzending blijft het gesprek bij Reacties staan als Wacht op klant. Met een gekozen uitkomst verdwijnt het uit de actieve inbox en blijft het terugvindbaar bij Uitkomsten. Een later nieuw antwoord opent het gesprek automatisch opnieuw.

Uitkomsten en telefonisch vervolg

Onder Automatiseringen → Uitkomsten vind je afgesloten flows én bewust verwerkte reacties terug. Je ziet onder andere Geen reactie, Geïnteresseerd, Later opvolgen, Geen interesse, Niet bezorgd en Afgemeld, inclusief campagne, aantal verzonden stappen en datum. Prioriteitsleads blijven tijdens de campagne zichtbaar bij Leads → Prioriteit en schuiven na een afgeronde flow zonder reactie automatisch naar Opvolgen na geen reactie. Test- en verwijderde registraties zijn alleen via hun eigen filter zichtbaar en tellen niet mee in rapportages.

Voortgang, vakantieantwoorden en verzonden mails

Onder Voortgang zie je uitsluitend leads die echt in een actieve campagne zitten. Klik op een lead voor de volledige tijdlijn met inhoudsstatus per mail. Filter op Vakantieantwoord om automatische antwoorden terug te vinden. In het detail zie je de volledige ontvangen tekst, ontvangstdatum, herkende terugkomdatum en geplande hervatdatum. Een beheerder kan de hervatdatum daar handmatig corrigeren. Onder Verzonden staat iedere afzonderlijke mail; klik op een regel voor het complete onderwerp, de verzonden inhoud en een eventueel automatisch antwoord.

Bedrijf

Wijzig de naam op het startscherm, bedrijfsnaam, website en huisstijlgegevens. Dit verandert de presentatie van het dashboard, niet de opgeslagen leads.

Leads & prioriteit

Beheer onder Instellingen → Leads & prioriteit de redenen die je bij een prioriteitslead kunt aanvinken. Je kunt redenen toevoegen, hernoemen, ordenen, uitschakelen en verwijderen. Klik op het aantal gekoppelde leads om Prioriteit direct op die reden te filteren. Algemeen is de vaste terugvalreden en kan niet worden gewijzigd, uitgeschakeld of verwijderd. Verwijder je een andere reden, dan worden de gekoppelde leads automatisch onder Algemeen geplaatst.

Branches

Open Instellingen → Automatiseringen → Branches. Voeg branches toe, wijzig of templates ervoor beschikbaar zijn en verwijder ongebruikte branches. Dit beïnvloedt keuzelijsten, templates, campagnegeschiktheid en filters.

Beveiliging en accounts

Wijzig je wachtwoord of beheer als beheerder andere accounts. Beheerder kan alles aanpassen; Verkoper werkt met leads en outreach; Alleen lezen kan gegevens bekijken zonder wijzigingen. Gebruik Wachtwoord vergeten op het inlogscherm voor een resetmail.

Integraties

Beheer externe koppelingen. Een ontkoppelde integratie stopt nieuwe acties via die koppeling, maar verwijdert geen bestaande CRM-data.

Automatiseringen instellen

Klap Automatiseringen open voor vier duidelijke onderdelen. Onder Outreach-instellingen stel je daglimieten, wachtdagen, branchemix en waarschuwingen in. Onder Afzender & handtekeningen beheer je herbruikbare profielen, onder Branches de branchekeuzes en onder Gmail-koppeling beide verzendende mailboxen.

Dagdoelen en Vandaag

Stel doelen voor mails, leads, calls en follow-ups in. Onder Vandaag bepaal je welke secties standaard open of dicht staan. Dit verandert alleen het dashboardgedrag en niet de leadstatussen.

Data, export en veiligheid

Exporteer leads regelmatig als CSV en maak vóór een live-update een volledige serverback-up. Gebruik Alles wissen uitsluitend wanneer je de CRM-data bewust wilt verwijderen. Een nieuwe softwareversie hoort bestaande leads, saleskaarten, templates, campagnes en historie te behouden.